La implantación de un nuevo LMS no es una tarea sencilla. Es un proyecto de gran relevancia que, si no se gestiona correctamente, puede finalizar antes de que llegue a los usuarios finales: los empleados. En ocasiones, este tipo de proyecto puede complicarse. Sobre todo si no se estima de manera adecuada la dificultad que conlleva, así como el impacto que tendrá en toda la organización. Para que esto no suceda, sigue estas 6 best practices con tu LMS que harán de su implantación todo un éxito.

Las 6 best practices para que la implantación de tu LMS sea un éxito

• Involucra desde el inicio a todas las áreas de la compañía que puedan verse afectadas por el proyecto. A pesar de que la implantación de un nuevo LMS parezca una tarea propia del departamento de RRHH, se trata de un proyecto global. Su éxito implicará a varios departamentos. Por eso, es esencial que estas áreas conozcan en qué parte del proyecto deben intervenir, y con qué objetivo. Lo ideal es la valoración previa de los recursos que se necesitan, así como la realización de un kick off en el que se ponga en común esta información y las expectativas para cada uno de ellos.
• El nuevo LMS será un espacio mucho más exitoso si tiene una personalidad propia, alineada con la imagen corporativa. Para ello, puedes basarte en ideas originales, o bien contar con la opinión de los empleados realizando encuestas internas o, incluso, un concurso.  Con este último no sólo tendrás una gran fuente de ideas, sino que además conseguirás engancharles a la nueva plataforma de formación, incluso antes de lanzarla.
• Revisa la calidad de los datos que se integrarán en el nuevo LMS, así como su proceso de actualización. Todo LMS requiere una BBDD de calidad sobre la que se realizarán los procesos básicos de convocatoria y reportes de formación. Si quieres que la implantación sea un éxito, asegúrate de que los datos que se integrarán son de calidad y que contarás con un proceso definido de actualización de estos.
• Conoce el funcionamiento de tu LMS como la palma de tu mano. De este modo, podrás sacar el máximo partido de las formaciones que recibas sobre la nueva herramienta. Todo esto se consigue practicando siempre que tengas ocasión y apoyándote en tu proveedor de LMS durante la implantación. De este modo, cuando llegue el lanzamiento, podrás implementar todos los objetivos que te hayas propuesto, así como dar respuesta a cualquier necesidad de tus empleados.
• Estructura tu formación y dale un nuevo sentido dentro del nuevo LMS. La llegada de la nueva plataforma, seguro te abre la puerta a nuevas estructuras, recursos, tipos de formaciones, etc. Para no perderte entre todas las opciones, es importante que estructures durante la implantación toda la formación que realizarás y planificando tus objetivos formativos a corto, medio y largo plazo. No olvides que esta estructura debe estar pensada para tus empleados, y deberá fomentar su comodidad dentro del entorno formativo.
• Antes del lanzamiento, es importante prestar especial atención a la realización de un pilotaje. Este será el momento crucial durante el que revisarás que todo está correcto. Podrás confirmar que no hay problemas de accesos, sistemas, etc. y resolver las últimas dudas sobre el manejo del nuevo LMS. Por último, prepara un lanzamiento con un contenido estratégico que involucre a todos los empleados, y dale mayor relevancia a través de una gran campaña de comunicación, recuerda que el nuevo LMS será a partir de este momento una pieza clave para todos los empleados.

En definitiva, conocer e implicar a las personas que formarán parte del proyecto es uno de los puntos clave en el proceso de implantación de una plataforma e-learning. Si, además, contamos con la opinión de los empleados y los hacemos partícipes, estos terminarán implicándose más en el proyecto.

Por eso, también debemos tener en cuenta sus necesidades y hacer un buen balance previo de la situación y las demandas formativas de nuestros colaboradores. De este modo, tras la implantación, podremos dar respuesta a todas aquellas cuestiones y necesidades que se habían planteado antes de esta y cumpliremos y superaremos las expectativas de nuestros empleados y de los distintos colectivos implicados.